Bahasa Indonesia | Pada kesempatan kali ini admin akan membagikan materi seputar surat pribadi dan surat dinas. Mengidentifikasi informasi dari surat pribadi dan surat dinas. Menyimpulkan isi surat pribadi dan surat dinas. Menelaah unsur-unsur dan kebahasaan dari surat pribadi dan surat dinas. Dan menulis surat pribadi dan surat dinas dalam mata pelajaran bahasa Indonesia kelas VII (tujuh) revisi terbaru.
Semoga apa yang admin bagikan kali ini dapat membantu anak didik dalam mencari referensi tentang Mengidentifikasi informasi dari surat pribadi dan surat dinas. Menyimpulkan isi surat pribadi dan surat dinas. Menelaah unsur-unsur dan kebahasaan dari surat pribadi dan surat dinas. Dan menulis surat pribadi dan surat dinas dalam mata pelajaran bahasa Indonesia. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan berikut ini!
A. Mengidentifikasi Surat Pribadi dan Surat Dinas
1. Pengertian dan Sejarah Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga.
Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi. Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.
2. Pengertian Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas
Contoh Surat Pribadi:
Yogyakarta, 19 Februari 2020
Sahabatku,Nur Kholis,
di Banjarnegara
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
Hai Nur sahabatku, apa berita? Apa kamu sehat- sehat saja sahabatku? Mudah- mudahan kamu serta keluarga tetap diberikan kesehatan serta kebahagiaan oleh Allah SWT, Aamiin.
Telah lama rasanya kita tidak bertemu, sudah hampir 5 tahun yang kemudian ya sahabatku, tepatnya saat saya serta keluarga memutuskan buat pindah ke yogyakarta. Semenjak saat itu saya tidak sempat lagi mendengar berita tentangmu lagi sahabatku. Saya berharap kamu tetap berada dalam lindungan serta kasih sayang Allah SWT di manapun.
Akhir bulan ini saya sama keluarga berencana kembali ke Banjarnegara buat menjenguk nenek. Saya berharap pada hari itu juga untuk menjenguk kampung sahabatku sekaligus bersilaturahmi serta bernostalgia dengan kamu wahai para teman kecilku yang sangat ku rindu.
Tetapi apa boleh buat, Allah berkehendak lain tentang rencana ini. Hari itu nyatanya saya terdapat tes semester serta pula presentasi di kampus. Dengan berat hati nampaknya perjumpaan kita wajib diundur, serta saya belum mengetahui kapan lagi.
Mudah- mudahan secepatnya kita dapat berjumpa ya sahabatku.
Oh iya, sekian dahulu ya, sampaikan salam sekalian permintaan maafku kepada sahabat- sahabat yang lain. Katakan pada mereka jika saya sangat merindukan kebersamaan kita dahulu dikala masa kecil.
Waalaikumsalam warahmatullahi wabarakatuh
Sahabatmu,
Bambang Priyanggono
3. Pengertian Surat Dinas
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
- Kepala/kop surat
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
- Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
- Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
- Hal, berupa garis besar isi surat
- Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
- Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
- Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
- Penutup surat
- salam penutup
- jabatan
- tanda tanga
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
- Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Contoh Surat Dinas:
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 2 PONCOL
Jl. Raya 29 Poncol, telp. (021) 7559-13216 —————————————————————————
Lampiran : –
Perihal : Diskusi kegiatan 17 Agustus
SMP NEGERI 2 PONCOL
Assalamu’alaikum Wr. Wb.,
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun kemerdekaan ke 76, kami sebagai pengurus OSIS akan mengadakan diskusi dalam rangka memperingati kegiatan 17 Agustus dan kami mohon kepada orang tua / wali murid untuk hadir dan berpartisipasi dalam memberikan masukan dalam kehadirannya pada :
Tempat : Aula Serba Guna SMP N 2 Poncol
Acara : Diskusi 17 Agustus
Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya Bapak/Ibu, demikian undangan surat ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan banyak terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Mengetahui,Kepala Sekolah Ketua OSIS
Kumaidi, S.Pd Muhammad Aqil
4. Jenis-Jenis Surat
Berikut ini merupakan macam-macma surat dan jenis-jenisnya antara lain terdiri dari surat pribadi, surat resmi, surat niaga, surat dinas, dan surat lamaran kerja.
a. Surat Pribadi
Jenis surat yang pertama adalah surat pribadi. Surat pribadi merupakan jenis surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau individu tertentu, bisa berupa interaksi dan korespondensi antar keluarga atau teman saja.
Ciri-ciri surat pribadi antara lain tidak menggunakan kop surat, tidak memiliki nomor surat, jenis salam pembuka dan penutup bervariasi, penggunaan bahasa bebas dan cenderung tidak resmi, serta format surat yang bebas, tidak terikat aturan tertentu.
b. Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari perseorangan, instansi, atau organisasi tertentu. Hal-hal resmi tersebut mencakup undangan, pemberitahuan, edaran, dan sebagainya, yang bersifat formal.
Ciri-ciri surat resmi antara lain menggunakan kop surat, memiliki nomor surat, lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum, menggunakan bahasa resmi dan baku, menyertakan stempel lembaga resmi jika ada, serta menggunakan format yang baku.
Terdapat beberapa jenis-jenis surat resmi sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut :
- Surat permohonan merupakan jenis surat resmi yang digunakan suatu pihak untuk mengajukan permohonan ke pihak lain. Jenis surat ini bisa dari perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke lembaga, atau lembaga ke lembaga.
- Surat keputusan merupakan jenis surat resmi yang ditujukan untuk menyampaikan keputusan dari pihak atasan berkaitan dengan hal yang ingin diinformasikan. Umumnya surat keputusan berkaitan dengan struktur pada sebuah lembaga atau instansi.
- Surat kuasa merupakan jenis surat resmi yang menjelaskan tentang pemberian kuasa atau wewenang dari satu pihak ke pihak lain. Jenis surat ini ditulis karena pihak pemberi kuasa sedang berhalangan, sehingga diwakilan oleh pihak lain yang ditunjuk untuk diberi kuasa.
- Surat perintah merupakan jenis surat resmi yang isinya memberikan tugas atau perintah dari atasan kepada pihak terkait. Umumnya jenis surat perintah ditemukan di lembaga, perusahaan, atau instansi tertentu.
- Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang digunakan sebagai pengantar untuk maksud dan tujuan lain. Jenis surat ini biasanya dijadikan sebagai syarat untuk mengurus berkas dan dokumen tertentu.
- Surat edaran merupakan jenis surat resmi yang isinya berupa pemberitahuan terkait kegiatan atau hal tertentu pada kalangan yang dituju. Bisa dibilang surat edaran fungsinya untuk memberi informasi, namun dikeluarkan secara formal oleh instansi resmi.
- Surat undangan merupakan jenis surat resmi yang bertujuan untuk memanggil atau mengundang orang atau pihak tertentu pada sebuah acara atau kegiatan. Jenis surat undangan ini termasuk surat resmi dan menggunakan bahasa formal juga.
c. Surat Niaga
Surat niaga merupakan salah satu jenis surat yang digunakan badan usaha atau lembaga untuk menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri atau jasa. Jenis surat ini penting untuk membangun koneksi dan jaringan bisnis dengan pihak luar.
Surat niaga sendiri terdiri dari surat jual beli, kwitansi, dan perdangangan. Umumnya klasifikasi surat niaga juga dapat dibedakan menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal, tergantung pihak yang terlibat dan berkepntingan pada isi surat tersebut.
Terdapat beberapa jenis-jenis surat niaga sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut :
- Surat perkenalan merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk memperkenalkan usaha pada pihak lain. Perusahaan membuat surat perkenalan untuk memperkenalkan produknya, baik barang atau jasa, termasuk keunggulan, fitur, harga, dan promo lainnya.
- Surat penawaran merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk menawarkan produknya, baik barang atau jasa. Dengan demikian perusahaan membuat surat ini dengan harapan konsumen akan membeli produknya.
- Penawaran Surat permintaan penawaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli kepada perusahaan dengan tujuan untuk meminta menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. Pembeli meminta katalog, brosur, atau promo perusahaan terkait produk yang dijual.
- Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli kepada perusahaan dengan tujuan untuk memesan produk atau layanan tertentu. Dengan kata lain, konsumen ingin membeli barang atau jasa tertentu lewat surat pesanan ini.
- Surat konfirmasi pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual sebagai balasan dari surat pesanan. Dalam surat ini penjual memastikan jumlah barang yang akan dibeli konsumen beserta harga, cara pembayaran, detail pengiriman, dan hal-hal lainnya.
- Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual untuk memberitahukan pengiriman barang pada pembeli. Jenis surat ini dibuat setelah penjual dan pembeli telah sepakat mengenai transaksi tertentu.
- Surat penolakan pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual ketika penjual menolak permintaan pesanan dari pembeli terkait produk tertentu. Hal ini bisa terjadi karena beberapa alasan, misalnya saat persediaan barang habis atau pembeli menawar dengan harga rendah.
- Surat penagihan merupakan jenis surat niaga yang dibuat saat terjadi transaksi dengan cara pembayaran hutang. Jenis surat ini dibuat penjual kepada pembeli saat waktu membayar hutang tiba atau jatuh tempo.
- Surat pengiriman pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat pembeli setelah menerima barang yang dipesan dari penjual. Jenis surat ini juga disertai nominal harga, cara pembayaran, dan bukti pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya.
- Surat penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Jenis surat ini dibuat saat pembeli belum bisa melakukan pembayaran karena satu dan lain alasan.
- Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual sebagai jawaban dari surat penangguhan pembayaran yang dibuat pembeli. Dalam surat ini berisi penolakan atau persyaratan pembayaran produk yang baru.
- Surat pengaduan atau surat komplain adalah jenis surat niaga yang dibuat pembeli jika terjadi kesalahan atau cacat produk yang diterima. Pembeli merasa tidak terima karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan.
- Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat resmi yang dibuat penjual sebagai balasan dari surat pengaduan dari pembeli. Dalam surat ini, penjual umumnya meminta maaf, memberi penjelasan, atau memecahkan masalah dengan mengganti produk yang baru.
d. Surat Dinas
Macam-macam surat berikutnya adalah surata dinas. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Fungsi surat dinas penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi tertentu.
Surat dinas bisa berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas antara lain menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga, menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku, menggunakan bahasa resmi, menggunakan stempel instansi, serta menggunakan format surat tertentu.
Terdapat beberapa jenis-jenis surat dinas sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut :
- Dinas Surat pemberitahuan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan untuk memberikan informasi pada semua anggota instansi tertentu terkait suatu hal yang harus diketahui.
- Surat undangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan mengundang dan mengharapkan kehadiran pihak tertentu untuk berpartisipasi pada acara atau kegiatan tertentu.
- Surat kuasa dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan melimpahkan wewenang dari seseorang kepada pihak lain yang dapat dipercaya untuk mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.
- Surat keterangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu pada pihak terkait yang berkepntingan.
- Surat memo merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat. Jenis surat memo disebut juga sebagai nota dinas.
- Surat edaran dinas merupakan jenis surat dinas yang berfungsi sebagai pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.
- Surat pengantar dinas merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
- Surat perintah dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.
- Surat perjalanan dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas, yang juga disertai dengan pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.
- Surat rekomendasi merupakan jenis surat dinas yang digunakan untuk menerangkan pihak tertentu, dan dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar pihak yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian positif dari pihak tertentu.
- Surat laporan merupakan jenis surat dinas yang merupakan bentuk tanggung jawab atau pelaporan suatu pihak terkait pekerjaan atau tugas tertentu yang diberikan pimpinan dan sudah dilaksanakan.
- Surat berita acara merupakan jenis surat dinas yang isinya berupa catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung dan memuat runtutan kegiatan atau hal-hal berkenaan dengan kegiatan tersebut secara rinci.
e. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan jenis surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di kantor, perusahaan, atau instansi tertentu yang dituju. Berdasarkan formatnya, surat lamaran kerja termasuk dalam surat resmi atau surat dinas, namun sering dikategorikan sebagai jenis surat sendiri. Hal ini karena jenis surat ini banyak dibuat dan sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari.
Bagian-bagian pada surat lamaran pekerjaan antara lain adalah tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi dan maksud, salam penutup, serta tanda tangan dan nmaa terang pengirim.
B. Menyimpulkan Surat Pribadi dan Surat Dinas
Surat pribadi dan surat dinas memiliki tujuan yang berbeda. Ketika kamu membaca atau menulis surat dinas, tentu kamu sudah mengetahui tujuan menulis surat tersebut. Cara menyimpulkan isi surat dapat diidentifikasi berdasarkan tujuan dan unsur isi surat. Berikut cara menyimpulkan isi surat pribadi dan surat dinas.
1. Menyimpulkan Isi Surat Pribadi
Menyimpulkan isi surat pribadi dapat dilakukan dengan cara membaca surat pribadi secara saksama. Surat pribadi biasanya berisi paragraf pembuka, isi, dan penutup. Isi surat terletak setelah paragraf pembuka. Kamu dapat menyimpulkan isi surat berdasarkan paragraf isi surat tersebut.
Perhatikan contoh surat pribadi berikut!
Bandung, 25 Agustus 2016
Salam sayang untukmu sahabat.
Bagaimana kabarmu, Rio? Aku harap kamu dalam keadaan baik sama sepertiku. Aku sangat rindu kepadamu, Rio. Sudah lama kita tidak berjumpa.
O, ya Rio, aku mendengar kabar bahwa di desamu telah terjadi kebakaran lahan. Aku khawatir akan keadaan. Bagaimana keadaan desamu sekarang? Apakah api tersebut sampai ke permukiman warga desa? Aku penasaran dengan ceritamu, Rio. Minggu depan, aku diajak ayahku berkunjung ke desamu. Ayah mewakili perusahaannya akan memberikan sosialisasi untuk kegiatan penghijauan terhadap lahan yang tebakar. Jika kamu tidak sibuk, aku ingin mengunjungimu.
Sekian kabar dariku. Aku tunggu balasan surat darimu.
Sahabatmu,
Hasan Samsuri
Simpulan isi surat pribadi tersebut sebagai berikut.
Surat pribadi tersebut dikirim oleh Hasan Samsuri kepada sahabatnya, Rio. Hasan mendengar kabar bahwa terjadi kebakaran lahan di dekat permukiman desa di tempat tinggal Rio. Hasan diajak ayahnya berkunjung di desa tempat tinggal Rio. Ayah Hasan mewakili perusahaannya akan memberikan sosialisasi untuk kegiatan penghijauan terhadap lahan yang terbakar. Hasan juga ingin mengunjungi Rio.
2. Menyimpulkan Isi Surat Dinas
Menyimpulkan isi surat dinas dapat dilakukan dengan cara membaca surat dinas secara saksama. Surat dinas biasanya berisi bagian pembuka, isi, dan penutup. Isi surat terletak setelah bagian pembuka. Kamu dapat menyimpulkan isi surat berdasarkan bagian isi surat tersebut. Pada bagian isi terdapat hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara.
Perhatikan contoh surat dinas berikut!
Jalan Dewi Sartika 56, Surabaya
12 November 2016
No : 245/SMPN/56/XI/2016
Hal : Ucapan Terima Kasih
Jalan Kartini 132, Pasuruan, Jawa Timur
Dengan hormat, Kami ucapkan terima kasih atas sambutan dan layanan pihak PT Aksara Persada kepada siswa SMP Negeri 56 dalam kegiatan kunjungan minggu lalu. Kami juga berterima kasih atas waktu yang diluangkan dan kesabaran dalam menjawab pertanyaan siswa-siswa kami.
Keluarga besar SMP Negeri 56, Surabaya, merasa senang atas kunjungan tersebut karena para siswa dapat belajar proses memproduksi buku-buku pelajaran. Semoga pada tahun mendatang, SMP Negeri 56 Surabaya dapat bekerja sama kembali dengan PT Aksara Persada.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
Mustofa Muhtadi, M.Pd.
Simpulan isi surat dinas tersebut sebagai berikut.
Surat dinas tersebut merupakan jenis surat ucapan terima kasih. Surat tersebut berisi ucapan terima kasih dari Kepala SMP Negeri 56 Surabaya, Mustofa Muhtadi, M.Pd., kepada pimpinan PT Aksara Persada. Ucapan terima kasih tersebut diberikan karena PT Aksara Persada telah meluangkan waktu untuk kegiatan kunjungan yang diadakan oleh SMP Negeri 56, Surabaya.
C. Menelaah Surat Pribadi dan Surat Dinas
1. Menelaah Struktur Surat Pribadi dan Surat Dinas
a. Surat Pribadi
Pada umumnya surat pribadi memiliki unsur-unsur sebagai berikut.
- Tanggal surat Tanggal surat menunjukkan tanggal surat tersebut ditulis.
- Alamat surat Alamat surat adalah alamat tujuan pengiriman surat. Bagian ini menunjukkan orang yang berhak menerima dan membaca isi surat.
- Salam pembuka Salam pembuka yaitu bagian surat yang berupa kata pembukaan untuk mengawali pembicaraan dalam menulis surat.
- Isi surat Isi surat meliputi tiga unsur pokok berikut. a) Pendahuluan, adalah kalimat yang digunakan untuk mengantarkan isi suatu pembicaraan. b) Isi, adalah bagian yang memuat segala sesuatu yang akan disampaikan pengirim secara lengkap. c) Penutup, adalah bagian akhir isi surat yang berfungsi sebagai kunci untuk mengakhiri isi surat.
- Salam penutup Salam penutup merupakan bagian surat yang ditulis untuk menunjukkan ungkapan rasa penulis surat.
- Pengirim Pengirim adalah orang yang menulis surat. Pengirim surat dinas terdiri atas tanda tangan, nama terang, dan kedudukan pengirim.
b. Surat Dinas
Surat dinas memiliki bagian-bagian atau unsur-unsur penting. Unsur-unsur penting yang terdapat dalam surat dinas sebagai berikut.
- Kop surat atau kepala surat Kop surat merupakan identitas singkat tentang kantor, lembaga, instansi, organisasi, atau perusahaan yang berkirim surat.
- Nomor surat Nomor surat menunjukkan urutan pengeluaran surat baik pada suatu instansi, lembaga, maupun organisasi.
- Perihal/hal surat Perihal memuat isi pokok surat atau inti sari isi surat yang harus ditulis sesingkat mungkin.
- Tempat dan tanggal pembuatan surat Tempat dan tanggal pembuatan surat menunjukkan surat tersebut dibuat.
- Alamat surat adalah alamat pengirim tujuan surat.
- Salam pembuka Salam pembuka adalah bagian surat yang berupa kata pembuka.
- Pembuka surat Pembuka surat adalah bagian awal isi surat sebagai pengantar menyampaikan isi surat.
- Isi surat Isi surat memuat segala sesuatu yang akan disampaikan pengirim. Isi surat memuat waktu, tempat, dan acara.
- Penutup surat Penutup surat berisi harapan dan ucapan terima kasih
- Salam penutup Salam penutup merupakan ungkapan rasa penulis surat.
- Tanda tangan Tanda tangan berisi tanda tangan pengirim surat.
- Nama pengirim surat Pengirm surat adalah orang yang bertanggung jawab terhadap instansi yang tercantum dalam surat. Identitas pengirim surat dinas sebagai berikut. a) Jabatan pengirim. b) Tanda tangan pengirim. c) Stempel/cap dinas. d) Nama terang pengirim. dan e) Keterangan lain, misalnya NIP atau NIK.
- Jabatan pengirim surat Jabatan pengirim surat ditulis di bawah pengirim surat.
D. Menulis Surat Pribadi dan Surat Dinas
1. Menulis Surat Pribadi
Menulis surat pribadi biasanya menggunakan bentuk bahasa tidak baku. Bahasa yang digunakan biasanya bahasa sehari-hari dan sifatnya santai. Unsur-unsur surat pribadi lebih sederhana daripada surat dinas.
Berikut langkah-langkah penulisan isi surat pribadi.
- Menyusun kerangka isi surat pribadi.
- Mengembangkan kerangka isi menjadi sebuah surat.
- Menggunakan ragam bahasa akrab.
- Menggunakan ejaan dan tanda baca yang tepat.
2. Menulis Surat Dinas
Ada beberapa syarat dan kaidah yang harus dipenuhi dalam membuat surat dinas, antara lain menggunakan bahasa baku dan sesuai dengan unsur-unsur yang telah ditentukan. Surat dinas dapat berbentuk permohonan, surat tugas, perizinan, pemberitahuan, dan undangan.
Berikut langkah-langkah penulisan surat dinas.
- Menentukan kepada surat sesuai dengan instansi, lembaga, atau organisasi.
- Mencantumkan tanggal pembuatan surat, nomor surat, perihal, dan alamat tujuan surat.
- Menulis isi surat secara jelas, singkat, lengkap, dan sopan.
- Mencantumkan identitas lengkap pengirim surat pada bagian akhir.
- Menggunakan ragam bahasa baku.
- Menggunakan ejaan dan tanda baca yang tepat.